Offertes indienen bij Stad & OCMW Roeselare

Ben je ondernemer en wil je graag een opdracht uitvoeren voor Stad Roeselare? Dat kan! Als Stad zijn we verplicht om de wetgeving op de overheidsopdrachten te volgen.

Er zijn hier 2 procedures voor:

• De procedure met prijsvraag: je wordt door de Stad gevraagd om een offerte op te maken voor een bepaalde opdracht.
• De procedure met publicatie: de Stad publiceert een overheidsopdracht waarvoor jij als ondernemer kan inschrijven.
   

Procedure met prijsvraag

Afhankelijk van de kost van de opdracht, zijn er verschillende manieren waarop je gevraagd wordt een offerte in te dienen:

• via e-mail: je offerte mag je ons als antwoord op de e-mail bezorgen
• via het e-Procurement platform: je bezorgt je offerte binnen dit platform
   

Wordt jouw offerte door de Stad als de beste offerte geselecteerd? 

• je krijgt een bestelbon toegestuurd via e-mail
• of je krijgt een sluitingsbrief toegestuurd als de prijsvraag via het e-Procurement platform verliep.

Uitnodigingen ontvangen

Wil je gemakkelijk op de hoogte blijven en uitgenodigd worden voor opdrachten van Stad & OCMW Roeselare?

• Registreer hier jouw onderneming zodat we jou kunnen contacteren met prijsvragen.

Procedure met publicatie en inschrijving

Wil je als onderneming inschrijven voor een overheidsopdracht? Dat kan enkel via het e-Procurement platform van BOSA.

Registreer je eerst op het e-platform 

• Ben je geregistreerd? Dan kan je in het platform de lopende opdrachten van Stad & OCMW Roeselare raadplegen.
• Je laadt jouw offerte en alle bijhorende documenten op via het e-Procurement platform in het desbetreffende dossier. Je kan documenten niet nadien nog via e-mail doorsturen. Stuur je dossier volledig in via e-Procurement.

Geïnformeerd worden

Wil je gemakkelijk op de hoogte blijven van opdrachten van Stad & OCMW Roeselare?

• Stel een zoekprofiel op in het e-Procurement platform en blijf automatisch op de hoogte van nieuwe gepubliceerde overheidsopdrachten.

Heb je vragen over een opdracht?

Bij elke opdracht in het platform wordt een forum opgesteld. Daar kan je je vragen stellen over de opdracht. De reeds gestelde vragen en de antwoorden zijn zichtbaar voor iedereen in het platform.

Hulp bij het e-Procurement platform

Via het helpcentrum vind je heel wat uitleg over de functionaliteiten van e-Procurement. Er bestaat ook een demo-platform waar je verschillende functionaliteiten kan inoefenen. 

En weet dat je ons ook steeds kan contacteren als je vragen hebt.

CVP-codes

De CPV-codes bestaan uit cijfers die overeenkomen met een omschrijving van het type leveringen, werken of diensten die het voorwerp van de opdracht vormen. Het is dus een soort uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten.

Op het e-Procurement platform worden de overheidsopdrachten gekoppeld aan deze codes. Het is dus belangrijk de juiste codes te gebruiken.

• Via de website van Public Tendering vind je meer informatie en kan je de lijst van CPV-codes opgedeeld in verschillende categorieën raadplegen.
• Een andere website stelt ook een zoekmachine ter beschikking. Hier kan je op zoek gaan naar de gepaste CPV-code bij jouw specialisaties en bijkomende specialisaties. 

De offerte elektronisch ondertekenen

In e-Procurement moet je steeds ondertekenen met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Je elektronische handtekening moet namelijk gelijk gesteld kunnen worden aan je handgeschreven handtekening. De digitale handtekening met je Belgische e-ID bijvoorbeeld, geldt als gekwalificeerde handtekening.

Je kan op voorhand de handtekeningmethode uittesten, zo vermijd je eventuele problemen tijdens je indiening.
 

Een offerte moet steeds ondertekend zijn door een persoon (of meerdere) die bevoegd of gemachtigd is om te ondertekenen. Is dat niet het geval, dan is er sprake van een ‘substantiële onregelmatigheid’ en is de offerte nietig. Deze kan dan niet gegund worden.

Voeg bij jouw offerte de documenten toe die de handtekenbevoegdheid bevestigen:

• een kopie van de statuten waarin de vertegenwoordigingsbevoegdheid is opgenomen.
• een kopie van de benoemingsakte van de ondertekende natuurlijke persoon(en) in de functie die hen de bevoegdheid geeft om te ondertekenen (tenzij de statuten die informatie reeds bevatten).
   

Als de bestuurder van een inschrijver zelf een rechtspersoon is, moet je ook de statuten van de inschrijver, benoeming van de bestuurder-rechtspersoon, statuten van de bestuurder-rechtspersoon en benoeming van de bestuurder-natuurlijke persoon van de bestuurder-rechtspersoon toevoegen.

Een volmacht (of mandaat) kan de zaken uiteraard vereenvoudigen: als de Raad van Bestuur (in het geval van een NV) of een bestuurder die alleen mag handelen (in het geval van een BV of een CV) een andere persoon mandateert om een offerte te ondertekenen en dit mandaat de mandataris op naam identificeert, hoeft enkel een kopie van dit mandaat bij de offerte te worden gevoegd.