Administratief medewerker Bestuurszaken
Ben jij die gedreven administratieve duizendpoot die de dienst Bestuurszaken komt versterken? Hou jij ervan collega’s te helpen en te adviseren bij de agendering van hun dossiers op de diverse bestuursorganen? Schrik je niet van wat juridisch vakjargon en van administratieve taken die inhoudelijk zeer uiteenlopend kunnen zijn? Ben je digitaal vaardig? Dan ben jij waarschijnlijk de geknipte kandidaat voor deze functie.
Als medewerker van de dienst Bestuurszaken maak je deel uit van het kloppend hart van een lokaal bestuur. Je bent op de hoogte van het reilen en zeilen van een stadsbestuur en kan de politieke besluitvorming van nabij volgen. Dit vraagt uiteraard ook een discrete en integere aanpak.
Binnen het team Besluitvorming sta je samen met je collega’s in voor een nauwgezette en efficiënte uitvoering van allerhande administratieve taken m.b.t. de ondersteuning van het besluitvormingsproces van de bestuursorganen en functiehouders (burgemeester, algemeen directeur, college van burgemeester en schepenen, gemeenteraad, …). Hierbij hou je uiteraard rekening met de voorgeschreven wetgeving in het decreet lokaal bestuur en lokale beslissingen bijvoorbeeld betreffende delegaties. Je volgt het agenderingsproces op van begin tot eind en zorgt ook voor een correcte administratieve opvolging van de beslissingen, bijvoorbeeld inzake bekendmaking op de website. Je geeft ook advies aan collega’s van andere diensten bij de agendering van hun dossiers.
Daarnaast omvat jouw takenpakket diverse administratieve taken die bijdragen tot een efficiënte werking en dienstverlening van onze dienst. Bijvoorbeeld het inventariseren, dynamisch beheren en digitaal ontsluiten van patrimoniumdocumenten, informatie en toelichting bezorgen aan zowel de interne als externe klanten rond besluitvorming, verzekeringen en patrimonium, het meedraaien in de permanentie van de dienst, de collega’s helpen bij eenvoudige IT problemen, opvolging en ondersteunen van kleinere IT-projecten … zijn taken die kunnen behoren tot je takenpakket.
- Een aantrekkelijke verloning volgens barema C1-C3 (zie bijlage)
- 6 jaar relevante beroepservaring (uit privé of zelfstandig) wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke anciënniteit. Alle overheidsanciënniteit wordt meegenomen.
- Een contract onbepaalde duur.
- In kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken worden de nodige IT-werkmiddelen voorzien.
- Flexibel uurrooster volgens afspraken binnen de dienst.
- Ruime opleidings – en loopbaanmogelijkheden.
- Maaltijdcheques van € 7 per gewerkte dag (€ 7,5 met ingang van januari 2024).
- Aanvullende haard- of standplaatstoelage van maximaal 119,98 euro bruto. Dit is afhankelijk van je persoonlijke situatie en kunnen we dus enkel voor jou persoonlijk bekijken, je kan hierover contact opnemen met de personeelsdienst.
- Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd).
- Een hospitalisatieverzekering.
- Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
- Een fietsvergoeding.
- Een tweede pensioenpijler (=pensioensparen) van 3 % van het brutoloon.
- Mogelijkheid tot fietsleasing.
- Een fijne werkomgeving, bekroond met het certificaat 'Baanbrekende Werkgever '22' en een 'Employee Engagement Award '22' .
- Als collega #VANRSL krijg je een ruim aanbod aan activiteiten door en voor je collega's om elkaar en de organisatie beter te leren kennen, of in functie van eigen ontwikkeling op vlak van duurzaam leven, gezonde voeding, beweging en mentaal welzijn.
- Als medewerker van de stad en de dienst Bestuurszaken staan onze mandatarissen en onze collega’s centraal. Je bent geëngageerd, nauwkeurig, je werk is betrouwbaar en je wil samen met je collega's elke dag beter doen dan de dag ervoor.
- Onze waarden sluiten sterk aan bij wat jij belangrijk vindt: lees er hier alles over.
- Je werkt met oog voor detail en houdt hierbij rekening met de wetgeving terzake. Het werk dat je aflevert is betrouwbaar.
- Je werkt graag in teamverband en maakt onderling goede afspraken. Je bent flexibel en springt vlot in wanneer nodig. Tegelijk kan je ook zelfstandig je taken plannen en uitvoeren.
- Je bent positief ingesteld en neemt verantwoordelijkheid op met het oog op een positieve samenwerking.
- Je bent klantvriendelijk en kan vlot communiceren.
- Je bewaart de nodige discretie bij het omgaan met dossiers.
- Je probeert steeds een goeie oplossing te voorzien voor de interne klant, ook bij problemen en minder evidente vragen.
- Je denkt/werkt actief mee aan het verbeteren van de manier waarop wordt gewerkt (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie). Het is je rol om als nieuwe kracht met een kritische blik de werking van het team te bekijken en suggesties te formuleren voor een verbeterde werking.
- Je kent de basis softwarepakketten zoals Word, Outlook, Excel, … en bent bereid om nieuwe softwarepakketten aan te leren (bv. Besluitvorming of Topdesk applicatie). Je bent dus digitaal vaardig of hebt een grote interesse en leergierigheid op digitaal vlak.
- Je bent bereid om je verder in te werken in de wetgeving:
- Decreet lokaal bestuur
- Bestuursdecreet (m.b.t. openbaarheid van bestuur)
- …
- Je leert de werking van een openbaar bestuur en zijn eigenheden kennen.
- Lees meer in bijlage over de competenties die wij belangrijk vinden voor deze functie.
Ik ben Sofie, diensthoofd Bestuurszaken, ondertussen reeds 13 jaar aan het werk bij de Stad en geboren en getogen in Roeselare.
Naast het werk hou ik van wandelen, reizen, lezen, ziekenhuisseries (guilty pleasure) en heb ik een passie voor bakken. Daarom ga ik ook (noodgedwongen) wel eens gaan lopen.
Samen met de collega’s van de dienst zorg ik er voor dat je goed wordt bijgestaan om je de materie eigen te maken. Ik hou ervan als mensen nauwgezet en leergierig zijn, gedreven in hun job en willen bijdragen tot een positieve en collegiale werksfeer.
Heb je geen schrik van het strikt opvolgen van deadlines, het aanleren van nieuwe softwareprogramma’s en hou je ook van nauwkeurig werken dan is deze vacature misschien wel iets voor jou? Aarzel zeker niet om even contact met me op te nemen voor meer info.
Preselectie in twee stappen
STAP 1: Op basis van het cv, motivatiebrief en je antwoord op volgende twee vragen kan een preselectie gehouden worden:
- Op de website vind je onze vijf waarden. Kies de waarde die het best bij je past. Benoem een treffend en concreet praktijkvoorbeeld dat aantoont dat je deze waarde bezit en toepast.
- Wat spreekt je aan in de stad Roeselare als werkgever?
- Wij selecteren voor een stuk op ervaring en achtergrond. Indien je deze slechts beperkt hebt, toon dan voldoende aan in je c.v. en motivatiebrief hoe je deze verworven hebt, aan het verwerven bent of zal verwerven.
STAP 2: Redeneer- en kennistest + verkort interview op (datum nog te bepalen)
- Indien je geslaagd bent voor deze preselectie kan je ook vrijgesteld worden voor de preselectie bij andere selectieprocedures bij de stad. In deze eerste test worden je algemene skills als baliemedewerker en/of administratief medewerker getest. Deze generieke eerste test betekent ook dat wij steeds op zoek zijn naar polyvalente en flexibele medewerkers die bereid zijn meerdere rollen op te nemen.
- Nam je reeds deel aan een selectieprocedure bij de stad. Was je geslaagd voor de preselectie? Dan kan je voor dit eerste luik een vrijstelling krijgen. Je geeft dit best aan in het inschrijvingsformulier.
Mondelinge selectie met voor te bereiden opdracht op (datum nog te bepalen)
- De weerhouden kandidaten na de preselectie worden uitgenodigd naar de functiespecifieke selectie.
Inschrijven kan tot uiterlijk op 7 april 2024.
Voor meer info over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Sofie Deforce, diensthoofd bestuurszaken: sofie.deforce@roeselare.be of 051 26 22 19.
Voor meer info over procedure, loon of aanwervingsvoorwaarden kan je contact opnemen met Ruben Verstraete, deskundige werving en selectie: jobs@roeselare.be of 051 26 23 25.
Competentieprofiel 