Diensthoofd Facilitaire Diensten (Schoonmaak en logistiek) (B4-B5)

Als diensthoofd ben je voor een aantal thema’s verantwoordelijk. We verwachten dat je alle facilitaire diensten stroomlijnt. Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie en de organisatie van de schoonmaakactiviteiten– zowel in eigen beheer alsook de opvolging van de opdrachten via externe partners. Je bewaakt een optimale bezetting op de diverse locaties, stuurt en volgt de nodige kwaliteitsnormen strikt op en je streeft naar een uniformiteit in technieken, producten en nieuwe ontwikkelingen.

Je beheert uiteraard ook het budget en bewaakt een duurzame en efficiënte inzet van middelen. Je volgt jouw vakgebieden op en maakt steeds opnieuw de afwegingen die noodzakelijk zijn voor die inzet van middelen.

Je maakt de goede afweging tussen wat intern (via eigen schoonmaakmedewerkers, chauffeurs, logistiek medewerkers,…) of extern (via schoonmaakfirma’s, postbedeling, drukkerijen,…) moet worden uitgevoerd en opgevolgd en zorgt ervoor dat de planning en uitvoering optimaal op elkaar worden afgestemd.

Daarnaast geef je ook leiding aan een team dat op vandaag bestaat uit : 8 medewerkers en drie teamcoaches (die een 30-tal schoonmaakmedewerkers aansturen). Zij nemen werkvoorbereiding en planning op zich en volgen externe partners op.

Je hebt aandacht voor hun interesses, talenten, welzijn en een goede teamsfeer maar zorgt ook voor goede samenwerking, werkverdeling en informatiedoorstroming. Je daagt hen uit om de kwalitatieve dienstverlening in vraag te stellen en mee te helpen optimaliseren.

Je kan uiteraard ook rekenen op dit team van teamcoaches en medewerkers, die jou zowel op vlak van werkvoorbereiding en planning als op vlak van uitvoering, met hun kennis ondersteunen in jouw rol. Je kan uiteraard ook rekenen op het departementshoofd.

Je bent daarnaast ook het rechtstreekse aanspreekpunt voor jouw collega-diensthoofden ,externe partners, diverse locatieverantwoordelijken (oa. scholen, academiën, sportinfrastructuren, enz…) buiten het departement en adviseert en ondersteunt hen. Je springt vlot om met de verschillende vragen, opmerkingen, suggesties en klachten. Je zoekt ook mee naar een oplossing bij tijdelijke noden.

Concreet gaat het om volgende taken:

• Je werkt mee aan het in uitvoering brengen van de dienst-overschrijdende doelstellingen.
• Je participeert actief in diverse overlegorganen (departementsoverleg, bilaterale overleggen, planningsoverleg, …).
• Je hebt een kritisch oog voor behoeften en problemen, zowel binnen als buiten het dienst/departement en reikt hiervoor de nodige verbetervoorstellen en oplossingen aan.
• Als leidend ambtenaar beheer je meerdere raamcontracten zoals externe schoonmaak, ramen was, schoonmaakmiddelen, koffieautomaten, papier,… waarbij kennis van de wet op overheidsopdrachten een pluspunt is.
• Je draagt ook, samen met een aantal andere collega’s, jouw steentje bij in het back-up systeem van de dienst (na een inwerkperiode) en dit mogelijks voor meerdere taken (bvb. drukkerij,…) . Je fungeert als dispatch en beoordeelt binnenkomende oproepen in hun mate van dringendheid en belangrijkheid, en zorgt indien nodig voor een oplossing via het oproepen van een eigen medewerker of een externe partner.

Je bouwt tevens een goed netwerk uit m.b.t. de expertisedomeinen van jouw dienst en dit zowel binnen de organisatie met andere diensten en departementen als buiten de organisatie met externe partners.

De thema’s zijn in grote lijnen:

• Reguliere schoonmaak, incl. ramenwas, van gebouwen met diverse functies (administratie, vrije tijd, onderwijs).
• Kopiediensten.
• Logistieke opdrachten.
• Vervoersopdrachten personenvervoer.
• Bodediensten.
• Ondersteuning van evenementen.